Attività dell'Ufficio stampa e comunicazione
Le attività e le modalità operative dell'Ufficio Stampa e Comunicazione della Provincia di Treviso, secondo le linee guida indicate dalla Legge 150/2000, perseguono l'obiettivo di valorizzare il ruolo dell'Ente, garantire un'informazione istituzionale tempestiva e corretta e rafforzare il rapporto con i media, i Comuni e il territorio.
1. MISSIONE DELL'UFFICIO
L'Ufficio Stampa e Comunicazione cura la diffusione delle informazioni relative all'attività istituzionale della Provincia, favorendo una comunicazione tempestiva, coordinata, comprensibile e accessibile.
Le sue funzioni comprendono l'ufficio stampa e i rapporti con i media, la gestione del sito istituzionale e dei social, la comunicazione istituzionale, l'organizzazione e la promozione degli eventi, il cerimoniale, la produzione grafica, le campagne informative e i rapporti comunicativi con i Comuni e gli altri interlocutori del territorio.
L'Ufficio svolge inoltre una funzione trasversale di raccordo, supportando i settori dell'Ente nella pianificazione e nella diffusione delle informazioni di interesse pubblico.
2. OBIETTIVI STRATEGICI
2.1 Informare
Assicurare la diffusione tempestiva e corretta delle notizie relative all'attività dell'Ente, garantendo continuità informativa e attenzione alle esigenze dei destinatari.
2.2 Valorizzare
Dare visibilità ai progetti, ai servizi, agli investimenti e ai risultati della Provincia, evidenziandone le ricadute sul territorio.
2.3 Rendere comprensibile
Illustrare le competenze e il ruolo della Provincia nel sistema degli enti locali, facilitando la comprensione delle attività e delle funzioni dell'Amministrazione.
2.4 Coordinare
Migliorare la raccolta delle informazioni dai settori, il raccordo tra gli uffici e la programmazione delle attività comunicative.
2.5 Raggiungere il territorio
Rafforzare la comunicazione rivolta a cittadini, Comuni, scuole, associazioni, imprese e altri soggetti interessati.
2.6 Misurare i risultati
Verificare periodicamente le attività realizzate e l'efficacia degli strumenti utilizzati, individuando eventuali criticità e opportunità di miglioramento.
3. FUNZIONI E ATTIVITÀ
3.1 Ufficio stampa e rapporti con i media
- Redazione e diffusione di comunicati stampa.
- Gestione delle richieste dei giornalisti e dei rapporti con le testate.
- Organizzazione di conferenze stampa, interviste e incontri con i media.
- Predisposizione di informazioni e materiali per gli organi di informazione.
- Monitoraggio della copertura mediatica e raccolta delle uscite stampa.
- Supporto alla comunicazione delle attività e delle iniziative istituzionali.
3.2 Sito istituzionale e comunicazione digitale
- Aggiornamento e pubblicazione delle notizie sul sito istituzionale.
- Produzione e diffusione di contenuti per i canali social gestiti dall’Ufficio (Facebook, Instagram, X, YouTube).
- Coordinamento dei contenuti digitali con i settori competenti.
- Verifica della chiarezza, dell'aggiornamento e dell'accessibilità dei contenuti.
- Monitoraggio dei dati relativi agli accessi, alla copertura e alle interazioni, ove disponibili.
3.3 Comunicazione istituzionale
- Comunicazione delle attività degli organi istituzionali.
- Valorizzazione di progetti, iniziative e risultati dell'Ente.
- Predisposizione di materiali informativi e istituzionali.
- Supporto alla comunicazione delle principali iniziative e priorità amministrative.
- Diffusione di informazioni di interesse pubblico relative alle funzioni e ai servizi della Provincia.
3.4 Organizzazione e supporto agli eventi
- Pianificazione e coordinamento organizzativo degli eventi istituzionali.
- Raccordo con i settori coinvolti e con i soggetti esterni.
- Predisposizione di programmi, inviti e materiali necessari.
- Supporto logistico e organizzativo, secondo le competenze assegnate all'Ufficio.
- Coordinamento delle attività preparatorie e successive agli appuntamenti.
3.5 Cerimoniale istituzionale
L'Ufficio cura il cerimoniale connesso agli appuntamenti istituzionali della Provincia, assicurando il coordinamento degli aspetti protocollari e il rispetto delle formalità previste.
Le attività comprendono:
- Organizzazione del cerimoniale per cerimonie, commemorazioni, ricorrenze e manifestazioni
istituzionali.
- Gestione degli inviti e raccordo con autorità, rappresentanti istituzionali e ospiti.
- Predisposizione dei programmi e delle scalette degli appuntamenti.
- Cura degli aspetti protocollari, della disposizione delle autorità e delle formalità istituzionali.
- Coordinamento con gli uffici e i soggetti coinvolti.
- Supporto alla rappresentanza istituzionale dell'Ente.
3.6 Comunicazione degli eventi
La comunicazione degli eventi costituisce un'attività distinta dall'organizzazione e dal cerimoniale, pur essendo strettamente collegata a entrambi.
Comprende:
- Promozione preventiva degli appuntamenti.
- Predisposizione e diffusione di comunicati stampa e informazioni per i media.
- Realizzazione di contenuti per il sito e i social.
- Coordinamento della documentazione fotografica e degli altri materiali comunicativi.
- Valorizzazione dei contenuti e dei risultati degli eventi dopo il loro svolgimento.
3.7 Grafica e campagne di comunicazione
- Realizzazione o coordinamento di materiali grafici e informativi.
- Supporto alle campagne di comunicazione dell'Ente.
- Predisposizione di contenuti per iniziative rivolte ai cittadini e al territorio.
- Diffusione di informazioni di interesse.
- Coordinamento comunicativo con gli interlocutori istituzionali.
- Supporto alla realizzazione di materiali per progetti e iniziative condivise.
5. DESTINATARI
Le attività di comunicazione sono rivolte principalmente a:
- giornalisti e organi di informazione;
- cittadini del territorio provinciale;
- sindaci, amministratori e Comuni;
- scuole, associazioni, imprese e altri soggetti interessati;
- amministratori, dirigenti e servizi interni dell'Ente;
- autorità e rappresentanti istituzionali coinvolti nelle cerimonie e negli eventi.
Contenuti, linguaggi e canali saranno individuati in relazione alle caratteristiche dei destinatari e alle finalità delle singole iniziative.
