Dematerializzare per innovare: al via la digitalizzazione del patrimonio archivistico della Provincia di Treviso

La Provincia di Treviso ha avviato un progetto di digitalizzazione mediante certificazione di processo di una parte significativa del proprio patrimonio archivistico. L'iniziativa, denominata "Dematerializzare per innovare", è finanziata dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale (DTD) attraverso il Piano Nazionale Complementare (PNC), nell'ambito delle più ampie iniziative di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione legate al PNRR, ed è stata redatta in conformità al modello previsto dalla Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura (circolare n. 26/2024, aggiornata ad aprile 2026).

Il progetto in numeri

• Oltre 12.000 unità archivistiche complessivamente coinvolte
• 2.124 pezzi della serie Pubblica Istruzione (edilizia scolastica), dalla prima metà del '900 al 2022
• 6.660 pezzi della serie Lavori Pubblici su acque e strade provinciali, dal 1924 al 2023
• 3.266 fascicoli, in 524 buste, relativi alle cartelle personali degli assistiti a carico della Provincia, dagli anni '30 a oggi
• Circa 2.700 metri lineari di documentazione cartacea, per oltre 16.000 faldoni

Perché digitalizzare

L'archivio storico e di deposito della Provincia è conservato principalmente nell'archivio robotizzato "Tebe", presso il complesso dell'ex Ospedale Psichiatrico Provinciale Sant'Artemio – sede dell'Amministrazione dal 2009 – e in due ulteriori depositi periferici (l'edificio 14 e l'archivio di via Marchesan). Tra i materiali più consultati figurano le concessioni e autorizzazioni stradali, i progetti relativi a edifici scolastici e culturali, i fascicoli del personale e le pratiche di tutela ambientale.

Alcuni fondi, in particolare quelli conservati nell'archivio di via Marchesan, presentano invece condizioni di conservazione meno ottimali, con segni di usura dovuti al tempo e alla frequente consultazione. Il progetto risponde quindi a una duplice esigenza: tutelare il patrimonio documentale più fragile o più richiesto e rendere più rapido e puntuale l'accesso alle informazioni, sia per gli uffici interni dell'Ente sia, in prospettiva, per cittadini, enti esterni e istituti di ricerca che ne facciano richiesta secondo le modalità previste.

Cosa viene digitalizzato

Il progetto riguarda le serie documentarie con la più alta frequenza di richiesta e consultazione:

• i fascicoli del settore Urbanistica, conservati presso l'archivio di via Marchesan;
• i provvedimenti di concessione e autorizzazione del settore Viabilità e la documentazione relativa alla gestione e manutenzione delle strade e delle acque di competenza provinciale (studi di fattibilità, costruzioni, manutenzioni, espropri, gare d'appalto, contenziosi);
• la documentazione di Pubblica Istruzione: progetti per nuovi edifici scolastici, manutenzioni, convenzioni d'uso, forniture, gare d'appalto e contenziosi relativi a istituti tecnici, licei, scuole professionali e altri edifici a uso didattico e culturale del territorio;
• le cartelle personali degli assistiti a carico della Provincia, relative a persone seguite dall'Ente dagli anni '30 del secolo scorso fino a tempi recenti. Si tratta in massima parte di documentazione amministrativa e contabile (rapporti con i servizi sociali dei Comuni, spese di gestione), che costituisce una fonte preziosa per chi ricostruisce la propria storia familiare, per chi presenta domande di cittadinanza o per studi e ricerche sulla storia dei servizi sociali e sanitari del territorio. Per la natura particolare di questi documenti, che possono contenere dati personali anche relativi alla salute, il loro trattamento è soggetto a specifiche misure di tutela (si veda il paragrafo dedicato più sotto).

Gli originali cartacei sottoposti a digitalizzazione continueranno comunque a essere conservati dall'Ente: la dematerializzazione non sostituisce, ma affianca, la conservazione fisica del patrimonio.

Come funziona la digitalizzazione "certificata"

Il processo segue le fasi previste dalle linee guida AgID e dal modello ministeriale di certificazione di processo:

1. Preparazione dei materiali: rimozione di punti metallici e, dove possibile, delle rilegature (con successivo ripristino per la documentazione storica di maggior pregio), e apposizione di separatori e codici identificativi (patch code) tra i fascicoli, stampati su carta non acidificata per l'archiviazione a lungo termine.
2. Certificazione iniziale (prototipo POC): su un lotto campione, scelto per rappresentare la massima eterogeneità della documentazione, si verifica la qualità del processo. Ad ogni copia digitale viene associato il calcolo del valore di hash e un codice identificativo univoco riferito alla pratica analogica di origine.
3. Scansione massiva: acquisizione ottica delle immagini con specifici controlli di qualità (orientamento, bilanciamento colore, correzione di deformazioni, leggibilità) e verifica di conformità, completezza e corretta metadatazione di ogni documento.
4. Certificazione di chiusura: un pubblico ufficiale individuato dalla Provincia effettua, secondo il campionamento previsto dallo standard ISO 2859-1, le verifiche finali che attestano la piena validità giuridica delle copie digitali prodotte, equivalente a quella degli originali analogici.

I soggetti coinvolti

Il progetto è coordinato dal Settore Innovazione digitale e Servizi di supporto della Provincia di Treviso, con il supporto dell'Ufficio Protocollo-Archivio. Le attività di scansione, controllo qualità e movimentazione dei materiali sono affidate al raggruppamento RTI Bucap S.p.A. e Pròdeo S.p.A., nell'ambito di una convenzione stipulata tra la Provincia e l'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS), individuato come soggetto attuatore dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale ai sensi dell'art. 21, comma 2, del decreto-legge 19/2024.

Tutela dei dati personali

Trattandosi in parte di documentazione contenente dati personali, anche relativi alla salute, il progetto prevede specifiche garanzie a tutela della riservatezza: l'accesso ai documenti durante le attività resta riservato al personale autorizzato, i file digitali prodotti vengono restituiti integralmente alla Provincia al termine delle lavorazioni e, solo dopo conferma formale dell'avvenuta e corretta ricezione, cancellati in modo irrevocabile dai sistemi del fornitore. Il trattamento dei dati personali è regolato da specifici atti di nomina a responsabile del trattamento, sottoscritti sia tra la Provincia e l'IPZS sia tra l'IPZS e Bucap S.p.A., nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Dove saranno conservati i documenti digitali

Le copie digitali prodotte, complete dei relativi metadati, verranno inserite nel sistema di gestione documentale dell'Ente ("Prisma") e trasferite tramite protocollo sFTP all'infrastruttura del fornitore di servizi della Provincia (ADS Automated Data Systems S.p.A.), che ne curerà l'invio in conservazione digitale a norma presso il soggetto conservatore accreditato Tinexta InfoCert.

I benefici attesi

• Maggiore tutela del patrimonio archivistico più fragile o più consultato
• Tempi di risposta più rapidi alle richieste di accesso agli atti
• Possibilità per gli uffici di ricercare e consultare contemporaneamente un gran numero di documenti
• Strumenti più dettagliati di conoscenza del patrimonio conservato, utili anche per future attività di valorizzazione storica delle serie documentarie
• Basi per una futura razionalizzazione degli spazi di archiviazione fisica dell'Ente

Riferimenti normativi

• D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 – Codice dei beni culturali e del paesaggio
• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell'amministrazione digitale (CAD)
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• Piano triennale per l'informatica nella pubblica amministrazione 2024-2026
• Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (maggio 2021)
• Circolare n. 26 del 30 aprile 2024 della Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura, "Modello per la predisposizione di un progetto di digitalizzazione mediante certificazione di processo" (agg. aprile 2026)